Membuat Surat dengan Mail Merge di Word dan Excel

Mail Merge adalah cara yg bisa dilakukan di Word dan Excel yang memungkinkan kita untuk menghasilkan banyak surat, label, amplop, dan lainnya dengan isi yg sama persis tetapi berbeda nama, alamat, dan lain nya. Untuk membuat Mail Merge, kita membutuhkan dokumen Word dan File Excel sebagai daftar penerima (bisa dari file yang sudah ada atau membuat yang baru).

Cara Menggunakan Mail Merge:

1. Buka dokumen Word yang ada, atau buat yang baru.
2. Dari tab Mailings, klik perintah Start Mail Merge dan pilih Step-by-Step Mail Merge Wizard dari menu drop-down.
   

⧭ Panel Mail Merge akan muncul dan membimbing kita melalui enam langkah utama untuk menyelesaikan penggabungan. Contoh berikut menunjukkan bagaimana cara membuat formulir dan menggabungkannya dengan daftar penerima.

Langkah 1:

• Dari jendela Mail Merge di sisi kanan jendela Word, pilih jenis dokumen yang ingin kita buat. Dalam contoh kita, kita akan pilih Letters. Kemudian klik Next: Starting document untuk bergerak ke Langkah 2.
  

Langkah 2:

• Pilih Use the current document, kemudian klik Next: Select recipients untuk beralih ke Langkah 3.
  

Langkah 3:

Sekarang kita memerlukan daftar alamat sehingga Word secara otomatis dapat menempatkan setiap alamat ke dalam dokumen. List bisa berada pada file yang sudah ada, seperti buku kerja Excel, atau kita dapat mengetik list alamat baru dari dalam Wizard Mail Merge.

1. Pilih Use an existing list, kemudian klik Browse untuk memilih file.
   
2. Cari file kita , kemudian klik Open.
   
3. ⧭ Jika list alamat ada di dalam buku kerja Excel, pilih worksheet yang berisi daftar itu, lalu klik OK.
   
4. Dalam kotak dialog Mail Merge Recipients, kita dapat mencentang atau hapus centang setiap kotak untuk mengontrol penerima yang akan digabungkan. Secara default, semua penerima harus dipilih. Setelah selesai, klik Close.
   
5. Klik Next: Write your letter untuk beralih ke Langkah 4.
   
6. ⧭ Jika kita tidak memiliki list alamat yang ada, kita dapat mengklik tombol Type a new list dan klik Create, kemudian ketik daftar alamat kita secara manual.

Langkah 4:

Sekarang kitasiap untuk menulis surat kita. Ketika itu dicetak, setiap salinan dari surat itu pada dasarnya sama; hanya data penerima (seperti nama dan alamat) yang berbeda. kita harus menambahkan placeholder untuk data penerima sehingga Mail Merge tahu persis di mana tempat untuk menambahkan data.

Menyisipkan data penerima:

1. Tempatkan titik penyisipan dalam dokumen di mana kita ingin informasinya muncul.
   
2. Pilih salah satu opsi placeholder. Dalam contoh kita, kita akan pilih Address block.
   
3. ⧭ Tergantung pada pilihan kita, sebuah kotak dialog akan muncul dengan berbagai pilihan sesuai selera. Pilih opsi yang diinginkan, lalu klik OK.
   
4. Sebuah placeholder akan muncul dalam dokumen kita.
   
5. Tambahkan placeholder lain yang kita inginkan. Dalam contoh kita, kita akan menambahkan sebuah placeholder Greeting line tepat di atas tubuh surat.
   
6. Setelah selesai, klik Next: Preview your letters untuk beralih ke Langkah 5.
   
7. ⧭ Untuk beberapa surat, kita hanya perlu menambahkan sebuah Address blok dan Greeting line. Tapi kita juga dapat menambahkan lebih banyak placeholder (seperti nama recipients atau addresses) dalam tubuh surat untuk personalisasi lebih lanjut.

Langkah 5:

1. Preview suratnya untuk memastikan informasi dari daftar penerima muncul dengan benar dalam surat itu. kita dapat menggunakan panah gulir kiri dan kanan untuk melihat setiap versi dokumen.
   
2. Jika semuanya sudah benar, klik Next: Complete the merge untuk beralih ke Langkah 6.
   

Langkah 6:

1. Klik Print untuk mencetak surat.
   
2. Sebuah kotak dialog akan muncul. Putuskan apakah kita ingin mencetak semua surat-surat, Current document (record), atau kelompok terpilih, kemudian klik OK. Dalam contoh kita, kita akan mencetak semua surat.
   
3. Kotak dialog Print akan muncul. Ubah setelan cetak jika diperlukan, lalu klik OK. Surat-surat akan dicetak.
   
4. 
   

1. di ambil dari: https://www.gcflearnfree.org